配車は担当者の頭の中にあり、点呼と日報は紙、車両の整備はExcelで管理されていました。よくあるアナログな業務がそのまま残っている状態です。数千万円規模のシステム投資を前提にせず、いま使える環境の上で段階的にデジタル化する進め方を取りました。
紙とExcelの業務
デジタル化
点呼と日報が紙、整備がExcel、連絡は電話とチャットに分散していた状態から、配車・点呼・日報・車両管理・整備の通知が同じ場所に集まる形へ移しています。
配車の属人化
共有できる形に
担当者の頭の中にあった配車の判断を、誰でも見られる形にしました。特定の人がいないと回らない状態から抜けられます。
投資の仕方
スモールスタート
数千万円規模のシステムを最初から入れるのではなく、いま使える環境の上で少しずつ進めています。投資を抑えたまま、必要なところから形にできます。
Overview
業界
観光バス・運輸
課題領域
紙とExcelの業務のデジタル化／配車の脱属人化
使用したツール
Google Workspace／Slack／クラウドDB
Problem
配車は担当者の頭の中で決まっていました。誰をどの車に乗せてどこへ向かわせるか。その判断が特定の人に依存し、その人がいなければ回りません。
ドライバーへの連絡は電話とチャットに分散し、点呼と日報は紙、車両の整備はExcelで管理されていました。記録は残っていても、探すのに時間がかかり、後から使える形にはなっていません。
配車が特定の担当者に依存している
ドライバーへの連絡手段が分散している
点呼と日報が紙のまま
車両整備の管理がExcelで止まっている
Approach
数千万円規模の基幹システムを最初から入れる方法は取りませんでした。Google WorkspaceとSlack、クラウドDBといった、いま使える環境の組み合わせで進めています。
配車、点呼、日報、車両管理、整備の通知を、順にデジタルへ移しています。一度に全部を変えるのではなく、効果の見えるところから形にして、現場が使えることを確かめながら次に進む設計です。
01
営業の動き方と数字の出方を洗い出し、どこにデータが残っていないかを特定します。
02
現場の動きを変えずにデータが残るように、業務の流れと道具の組み合わせを設計します。
03
Salesforce、Zoom Phone、Auto-call などのツールを接続し、通話・商談の記録が自動で残る状態にします。
04
毎週の運用に乗せ、数字の見方と改善の回し方が社内に残るまで併走します。
Result
紙とExcelに散っていた業務が、同じ場所に集まりはじめました。大きな投資をせずに、特定の人がいないと回らない状態から抜けていく道筋ができています。
紙とExcelの業務
デジタル化
点呼と日報が紙、整備がExcel、連絡は電話とチャットに分散していた状態から、配車・点呼・日報・車両管理・整備の通知が同じ場所に集まる形へ移しています。
配車の属人化
共有できる形に
担当者の頭の中にあった配車の判断を、誰でも見られる形にしました。特定の人がいないと回らない状態から抜けられます。
投資の仕方
スモールスタート
数千万円規模のシステムを最初から入れるのではなく、いま使える環境の上で少しずつ進めています。投資を抑えたまま、必要なところから形にできます。
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